GESTIÓN DE PROYECTOS EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. Grupo D


Uno de los mayores problemas con que se encuentran las AA.PP. a la hora de llevar a cabo un proyecto es la falta de planificación.

Debemos de "pensar antes de actuar", si no actuamos de está manera es posible que cometamos muchos errores.

Los pasos para la puesta en marcha de un proyecto deben ser:

La planificación estratégica: definimos los objetivos y las prioridades en general. Se trata de determinar los ¿por ques? y los ¿para ques?.
Plan de mandato: Imprescindible dentro de la acción política. Se concreta en el proyecto, serán planes de actuación sobre temas concretos: presupuestos, personas, etc.
Plan anual: que generalmente va en el anexo al presupuesto.

Pero ¿ Que es un proyecto?
El proyecto es algo concreto que requiere una actuación previa por parte de la Administración antes de su ejecución.

Se cumplen dos características:
Tiene una relativa complejidad
Tiene una relativa incertidumbre

Existen actividades en nuestro día a día que no tienen ni complejidad ni incertidumbre, a estas les llamaremos PROCESOS REGULARES (PR), procesos que de alguna manera se pueden estandarizar.
Pero nos encontramos con actividades que se hacen de vez en cuando a lo largo del año ( cada mes, cada trimestre,etc.), o sea, no son procesos regulares propiamente dicho y les llamaremos PR de baja intensidad.

Dentro de estos procesos podemos incluir a aquellos que se llevan a cabo una vez al año ( Ej.: elaboración del presupuesto) a los cuales les llamaremos PROCESOS DE CICLO ANUAL (PCA), los cuales se deben de manejar en las AA.PP. como un proyecto.

Los políticos tienden a preocuparse por la últimas novedades, esto ayuda a la innovación, pero actúan de una manera compulsiva, " lo quieren todo y para ayer", con el consiguiente peligro de se produzcan situaciones de despilfarro, ausencia de planificación, errores,................
Las Instituciones de nuestro país no están preparadas para pensar. Son instituciones que vienen del régimen anterior basado en la preindustrialización.
No era un estado promotor de la vida de la vida social y económica, simplemente se limitaba a ejercer un control administrativo.
A pesar de que hoy en día se tiene por parte de la Administración una obsesión por todo aquello que sea fomento y promoción, la cultura administrativa no ha cambiado, nos importa más la legalidad que la eficacia y la eficiencia.
Lo jurídico lo invade todo, no hay informe técnico que no vaya acompañado de un informe de legalidad (en la administración local las figuras más importantes son el secretario y el interventor, cuya función es el control).

En definitiva, no tenemos cultura técnica del trabajo de proyectos, cada vez existen más proyecto y cada vez lo hacemos peor.

A pesar de todo cada día tenemos más dinero, yo diría que demasiado, en las AA.PP.; dinero que utilizamos alegremente y que en la mayoría de los casos no se utiliza de una manera eficaz. En los países nórdicos se han reducido las plantillas de empleados públicos de una manera importante, sin embargo en España se siguen incrementando a pesar de cada vez contamos con más y mejores herramientas para realizar nuestro trabajo.
Tenemos una estructura muy jerarquerizada y poco ejecutiva, en donde los que están en la parte alta de la pirámide tienen mucho trabajo complejo e incierto y los de abajo casi no tiene trabajo.

Sin embargo, no todo es negativo y tenemos soluciones:
Se debe de reflexionar sobre la organización y separar los procesos regulares de los proyectos.
Se debe pensar y para ello se necesita tiempo. Debemos de tener un equipo de funcionarios que solo se dediquen a planificar los proyectos y este personal debe de salir de la parte baja de la pirámide.
Los procesos rutinarios se deben de estandarizar e informatizar.
Se debe de negociar con el político

La negociación con el político:
¿ Que se quiere hacer?
¿ Como se va hacer?
¿ Cuando se va hacer?,............
Podemos y debemos aprovechar los proyectos para negociar con los políticos. Al político se le debe de pedir:
Un pacto rígido de prioridades de los proyectos. Que diga cual es primero y cual es el último y nosotros comprometernos a respectar esa prioridad. Podrá cambiar las prioridades cuando quiera pero nunca habrá dos primeros. Por lo general, se desarrolla mejor el proyecto nº 50 que el nº1, ya que, este por lo regular suele ser el más novedoso y el más complejo.

Debemos hacer una propuesta de proyecto, en donde se definan de manera genérica las líneas básicas del futuro proyecto, que nos permita comprobar si el proyecto es realizable o no, antes de que el proyecto salga a la luz. Tendremos que evitar que los políticos, que por lo general son poco reflexivos, cuenten a la opinión público algo que después es imposible de llevar a la practica.

"La política es hacer profecías que se cumplen a si mismas"